Privacyverklaring Gezinshuis Terug naar de Toekomst V.o.f.

Doeleinden van verwerking

Op deze pagina leggen wij, de gezinshuisouders/ondernemers van Gezinshuis Terug naar de Toekomst v.o.f. te Woudrichem, uit, wat wij met (uw) gegevens wel/niet doen. Heeft u vragen over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op.

Gebruik van (persoons)gegevens

  • Contacten telefonisch

Indien u telefonisch contact met ons opneemt, worden gegevens zoals telefoonnummer, naam en eventuele andere details zoals tijdens het gesprek besproken, waaronder huis- en postadres, emailadres en bereikbaarheid, digitaal opgeslagen. Door ons te bellen gaat u hier automatisch akkoord mee. Indien u ons gegevens van iemand anders dan uzelf verstrekt tijdens dit gesprek, geldt hetzelfde. Onze telefonische logboeken worden niet gewist. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk.

  • Contacten via e-mail

Wanneer u ons een e-mail stuurt, ongeacht de manier waarop (via de website het contactformulier, beveiligd berichtenverkeer, reguliere e-mail) worden gegevens zoals telefoonnummer, naam en eventuele andere details zoals vermeld in de e-mail(handtekening), waaronder huis- en postadres, emailadres en bereikbaarheid, digitaal opgeslagen. Dit geldt ook voor eventuele bijlagen. Digitaal berichtenverkeer wordt door ons altijd bewaard en opgeslagen. Door ons te e-mailen gaat u hier automatisch akkoord mee. Indien u ons gegevens van iemand anders dan uzelf verstrekt tijdens per e-mail, denk aan het doorsturen van een e-mail bijvoorbeeld, geldt hetzelfde. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk.

  • Visitekaartjes

Wanneer u ons een visitekaartje verstrekt, worden de daarop genoemde gegevens digitaal opgeslagen indien de gegevens voor ons van nut c.q. belang zijn. Deze gegevens worden mogelijk aangevuld/gecombineerd met andere informatiebronnen zoals contact via e-mail of een telefoongesprek. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk.

  • Bedrijfsadministratie inclusief boekhouding

Gegevens van facturen en contactpersonen worden opgeslagen in ons boekhoudprogramma. Gegevens van leveranciers kunnen daarnaast in het digitale adresboek worden opgenomen. Zaken zoals de jaarrekening zijn uitbesteed aan een accountant. Hierover leest u onderaan deze privacyverklaring meer. Indien u niet wilt dat uw gegevens in onze administratie worden opgenomen, dan betekent dit automatisch dat wij geen klant van u kunnen zijn. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk.

  • Cliëntdossiers

In het cliëntdossier, wat gevormd wordt door een digitaal- en papierendossier, worden alle gegevens die wij relevant achten voor het behalen van de doelstellingen van een cliënt alsook het opgroeien in een veilige en stabiele omgeving, opgeslagen. Dit betekent ook dat o.a. stukken van rechtbanken, verslagen van gesprekken met betrokkenen, aantekeningen van het dagelijks functioneren van cliënt, schoolresultaten en kopie ID, worden bewaard. Wij slaan ook zaken zoals lichaamslengte, religie, gegevens van ouders, broers, zussen en overige familie op. Medische informatie waaronder medicatiegebruik en de naam van een ziekenhuis en/of specialist, naam van de schoolmentor, gegevens van sportteams etc. worden ook opgeslagen.

De werkkamer van gezinshuisouders is voorzien van een slot en de werkkamer is wanneer gezinshuisouders en/of daartoe bevoegde medewerkers niet in de directe omgeving aanwezig zijn, afgesloten. Persoonsgegevens op papier worden in persoonlijke dossiers bewaard en opgeslagen in een brandwerende archiefkast. Samen met o.a. de gegevens van CVS MEXTRA, vormt dit het cliëntdossier. Cliënten kunnen hun volledige digitale dossier 24/7 via een app inzien. Papierendossiers kunnen ook worden ingezien op verzoek. Dit geldt ook, op verzoek, voor betrokkenen welke juridisch gezien hier recht op hebben c.q. toestemming hebben van gezinshuisouders en de cliënt.

  • Subcontractors, uitzendkrachten, sollicitanten, stagiaires en ZZP’ers

De administratie met betrekking tot subcontractors, uitzendkrachten, sollicitanten, stagiaires en ZZP’ers welke door gezinshuisouders/ondernemers worden aangetrokken/ingezet, beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van maximaal 1 jaar oud. Deze worden in de brandwerende archiefkast bewaard. Daarnaast krijgen zij, afhankelijk van hun rol en verantwoordelijkheden, toegang tot delen van informatie m.b.t. het gezinshuis, de administratie en cliëntendossiers. Wanneer direct wordt samengewerkt met de cliënten, wordt ook op deze manier informatie verkregen.

  • Professionele apps en websites derden

Gezinshuisouders maken gebruik van diverse apps en websites om tools te hebben c.q. informatie te krijgen over het werkveld waarin zij opereren. Er worden geen privégegevens van cliënten in deze apps opgenomen en profielen op websites bevatten louter zakelijke relevante informatie. Dit betreft géén informatie over cliënten anders dan dat waartoe wij wettelijk c.q. contractueel verplicht zijn.

Verstrekking aan derden

Geen van onze gegevens wordt ooit voor commerciële doeleinden aan derden verstrekt of verkocht. Subcontractors, uitzendkrachten, stagiaires en ZZP’ers welke werken voor ons gezinshuis, kunnen toegang hebben tot delen van de gegevens wanneer dit noodzakelijk is voor hun werk. Met deze gegevens en toegangen wordt door de gezinshuisouders uiterst prudent omgegaan.

Gebruik Spotify, Netflix e.a.

Onze cliënten hebben toegang tot YouTube met hun privé account en tot o.a. Spotify, Ziggo en Netflix met een persoonlijk account van het gezinshuis. Zij mogen hier, zo lang zij in het gezinshuis wonen, kosteloos gebruik van maken. Gezinshuisouders hebben het recht om, als hiertoe gereden aanleiding bestaat, het wachtwoord van te wijzigen en kijk-, luister- en downloadhistorie te bekijken en/of op te slaan in de cliëntdossiers.

Wifi

In ons gezinshuis beschikken wij over een modern wifi-systeem dat volledig per gebruiker in te richten is. Iedere cliënt krijgt een eigen kanaal waarop zij inloggen en waarvan de instellingen zijn afgestemd op de cliënt. Het gaat hierbij ook om blokkades op basis van domeinen, content of zoekwoorden. Dit is mensenwerk en wordt per cliënt bepaalt. Gezinshuisouders hebben het recht om, als hiertoe gereden aanleiding bestaat, het wachtwoord van te wijzigen en kijk-, luister- en downloadhistorie te bekijken en/of op te slaan in de cliëntdossiers.

Cookies

Voor het functioneren van onze website is het noodzakelijk dat Gezinshuis Terug naar de Toekomst gebruikmaakt van cookies. De cookies worden bewaard voor de duur van de (browser-)sessie. Op onze website gebruiken wij een tracking cookie, die in de browser wordt geplaatst. Wij slaan zonder uw toestemming geen persoonlijke gegevens op, maar houden bij wat u interessant vindt. Op deze manier kunnen we u relevante informatie aanbieden. U kunt de cookie altijd afwijzen. In dat geval plaatsen wij een kleine cookie zodat we u dit niet opnieuw hoeven te vragen.

Van uw bezoek aan onze website worden gebruiksgegevens bijgehouden (o.a. via Google Analytics) om statistische analyses met betrekking tot het platform te maken. Met deze statistieken is het mogelijk de website te optimaliseren. Wij anonimiseren deze gegevens voor zover mogelijk. Specifiek voor Google Analytics staan wij Google niet toe de verzamelde informatie te delen met andere diensten. Verder geldt dat de IP-adressen (deels) geanonimiseerd worden en dat wij een bewerkersovereenkomst met Google hebben.

Als u de website van Gezinshuis Terug naar de Toekomst gebruikt, slaan wij uw IP-adres automatisch op in de logbestanden van onze webserver. Dat is nodig om op een goede manier te kunnen beheren en beveiligen. Wij gebruiken uw IP-adres niet om uw online gedrag te volgen en te registreren. Wij zijn niet in staat om uw IP-adres te koppelen aan uw naam, adres of andere identificerende informatie, behalve als u ons dergelijke informatie actief verstrekt en gebruik blijft maken van hetzelfde IP-adres.

Beveiligingsmaatregelen

Onze website is voorzien van een SSL-certificaat. Dit betekent dat onze website, net als bijvoorbeeld de website van uw bank, een beveiligde website is. Lees hier meer over SSL-certificaten op de website van HCC. Voor e-mails en chats maken wij gebruik van ZIVVER beveiligde online diensten. Ons CVS, cliëntvolgsysteem, is MEXTRA. Ten behoeve van mailverkeer met zorgverleners en met betrekking tot het zorgcontract, beschikken wij over een Vecozo-certificaat. Ook op overige gebieden zoals administratie, accountancy, cloud en wachtwoorden, hebben wij meer beveiligingsmaatregelen genomen dan die waartoe wij door de wet verplicht worden.

Websites van derden

Deze verklaring geldt niet voor websites van derden die u door middel van links vanaf onze Dienst kunt bezoeken. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen voor u ze gebruikt.

Blogs

Marijke schrijft via de website www.tijdelijketieners.nl blogs over haar ervaringen als (voorheen) pleegmoeder en nu gezinshuisouder en ondernemer. De gegevens van derden zijn verregaand geanonimiseerd. De blogs worden ook via een “feed” overgenomen op deze website én worden geplaatst op de Facebookpagina van het gezinshuis en het blog.

Formulieren op de website

  • Inschrijfformulier nieuwsbrief
    Doel: Bij het invullen van dit formulier verwerken wij uw gegevens ten behoeve van het sturen van onze nieuwsbrief welke 10-15 keer per jaar wordt verzonden
  • Contactformulier
    Doel: Bij het invullen van dit formulier verwerken wij uw gegevens ten behoeve van het beantwoorden van uw gestelde vraag. Verstuur GEEN privacygevoelige informatie via dit formulier!

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Een melding hiervan wordt op onze website en Facebookpagina gezet. Wij raden u aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van wijzigingen.

Datalekken

In het voorkomende geval dat ons gezinshuis te maken krijgt met een datalek of vernietiging van gegevens, melden wij deze conform wetgeving bij het meldloket van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw rechten

Cliënten en hun gezaghebbers (voogd/ouders), kunnen hun/de persoonlijke gegevens inzien;

Het is voor cliënten ingeschreven op het adres van het gezinshuis, tot een half jaar na uitschrijving, niet mogelijk om de verwerking van gegevens te  laten beperken. Tegen de verwerking van de gegevens kunnen cliënten en hun gezaghebbers in verzet gaan (de gegevensverwerking wordt stopgezet). Dit betekent automatisch dat de plaatsing in ons gezinshuis per die datum stopt. Zonder gegevensverwerking kan geen veilige zorg geleverd worden.

Als uw gegevens niet kloppen, kunt u ons verzoeken de gegevens te wijzigen of om gegevens te laten verwijderen. Neem hiervoor contact op met de gezinshuisouders/ondernemers. Als een dergelijke aanvraag bij ons wordt gedaan, kunnen wij u verzoeken om aanvullende gegevens. Dit doen wij om er zeker van te zijn dat de juiste persoon een aanvraag indient.

Contactgegevens

Heeft u een vraag of een verzoek? Mist u informatie of is u iets niet helemaal duidelijk? Klik dan hier voor de contactgegevens van Gezinshuis Terug naar de Toekomst V.o.f.

Functionaris gegevensbescherming

Gezinshuisouder en ondernemer Marijke Pijlman, is functionaris gegevensbescherming. Meer over deze rol via deze link.

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur via 088 – 1805 250 en 0900 – 2001 201. Klik hier voor de website van de AP.

Klachten

Voor iedereen betrokken bij ons gezinshuis, geldt dat het mogelijk is om op diverse manieren (afhankelijk van uw rol en klacht), een klacht in te dienen. Informatie over het indienen van een klacht, vind u hier.